(目的)

第1条　この訓令は、事務の能率的な運営を図るため、文書の取扱いについて必要な事項を定めることを目的とする。

(定義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書による事務処理の原則)

第3条　事務の処理は、文書によつて行うことを原則とする。

(文書主管課長)

第4条　文書主管課長は、本庁及び出先機関における文書に関する事務(以下「文書事務」という。)を総括する。

(本庁の課長、出先機関の長及び係長)

第5条　本庁の課長及び出先機関の長は、当該課又は出先機関における文書事務が適正かつ円滑に行われるように留意しなければならない。

(文書取扱責任者及び文書整理担当者)

第6条　本庁の課及び出先機関に文書取扱責任者及び文書整理担当者を置く。

(文書の種類)

第7条　文書の種類は、次のとおりとする。

(文書の記号及び番号)

第8条　次の各号に掲げる文書には、当該各号の文書の区分に従い、当該各号に定めるところにより記号及び番号を付けなければならない。ただし、記号及び番号を付けることが適当でないもの並びに軽易な文書については、記号及び番号を付けないで処理することができる。

(秘密文書)

第9条　第3条第4項に規定する秘密文書は、秘密保全の必要度が高く、その内容の漏えいが町行政の執行に大きな影響を与えるおそれのある文書とする。

(秘密文書の指定等)

第10条　秘密文書の指定及びその期限の設定並びに指定の解除は、本庁の課長又は出先機関の長が行うものとする。

(秘密文書の管理)

第11条　秘密文書を配布する場合には、配布先の一覧表を作成して常に当該秘密文書の所在を明らかにしておくものとする。

(秘密文書の廃棄)

第12条　保管又は保存の必要がなくなつた秘密文書は、直ちに裁断等の方法により廃棄しなければならない。

(文書等の受領及び配布)

第13条　本庁に到着した文書及び物品(以下「文書等」という。)は、文書主管課において受領し、次の各号に掲げる文書の区分に従い、当該各号に定める手続をとらなければならない。

(通信回線等の利用による収受)

第13条の2　通信回線等を利用して電磁的記録を各課が受信した場合において、当該電磁的記録のうちに文書取扱責任者が職務上必要と認めるものがあるときは、これを速やかに紙に出力し、当該文書について第18条及び第19条の規定の例により収受の処理を行うものとする。

(郵便料金未納等文書の取扱い)

第14条　郵便料金未納又は不足の文書等が送達されたときは、公務に関すると認められるものに限り、必要な料金を支払い、受領することができる。

(休庁日等における文書等の取扱い)

第15条　休庁日等に到達した文書等は、当直者において受領の上、郵便物等受領簿(別記第9号様式)に登載して保管し、休庁日等が終了した場合には、速やかに文書主管課長に引き継がなければならない。

(文書等収受の特例)

第16条　第13条第1項の規定にかかわらず、住民基本台帳、戸籍及び外国人登録に関する届書並びに願書、申請書、報告書、請求書、発注物品等は、当該主務課において受領し、処理することができる。

(文書等の配布)

第17条　文書主管課長は、第13条から第15条までの規定により受領し、処理した文書等は、速やかに文書取扱責任者に配布しなければならない。

(配布を受けた文書の取扱い)

第18条　文書取扱責任者は、文書主管課長から文書の配布を受けたときは、直ちにその文書を査閲し、自ら処理するものを除き、処理方針を示して文書整理担当者に処理させるものとする。

(文書の閲覧等)

第19条　配布された文書のうち重要又は異例な文書は課長の閲覧を受け、そのうち特に重要又は異例な文書については、町長等の閲覧を受けなければならない。

(例規文書)

第20条　閲覧が完了した文書のうち、法令、訓令等の解釈及び運用方針に関する文書については、当該文書の余白に「例規」の文字を記載し、別に管理、保管しなければならない。

(文書の起案)

第21条　文書の起案は、原則として起案用紙(別記第10号様式)を用い、次に定めるところによらなければならない。

(文書の左横書き)

第22条　文書は、左横書きとしなければならない。ただし、次に掲げる文書は、この限りでない。

(文書の発信者名)

第23条　文書の発信者名は、町長名を用いなければならない。ただし、往復文書、部内文書又はその他の文書で軽易なものについては、副町長名、課長名又は町名を用いることができる。

(決裁区分等の表示)

第24条　起案文書には、次の区分により決裁区分を表示しなければならない。その表示は、起案用紙の決裁区分欄の該当文字に記すものとする。

(回議)

第25条　文書は、次の順序により回議しなければならない。

(重要文書等の回議)

第26条　回議をする文書でその内容が重要なもの、秘密に属するもの、特に説明を要するもの又は緊急の処理を要するものについては、持ち回つて決裁を受けなければならない。

(緊急事案等の処理)

第27条　緊急の処理を要する事案について正規の手続を経る暇がないときは、上司の承認を得て、電話その他の方法により処理することができる。この場合においては、処理後速やかに正規の手続を経なければならない。

(決裁済文書の取扱い)

第28条　決裁の完了した文書(以下「原議」という。)は、直ちに所管の文書取扱責任者に返付しなければならない。

第29条及び第30条　削除

(公印等の押印)

第31条　発送文書には、公印を押し、そのうち特に重要と認められる文書には契印を押さなければならない。ただし、次に掲げる文書には、これを省略することができる。

(文書の施行)

第32条　文書取扱責任者は、文書を施行しようとするときは、次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に定める手続により処理しなければならない。

(総合行政ネットワーク文書の送信)

第32条の2　文書主管課長は、前条第1項第3号後段の規定により総合行政ネットワーク文書を送信する場合においては、これに電子署名を付与するものとする。ただし、軽易なものについては、電子署名を付与しないで送信することができる。

(時間外発送)

第33条　第32条第2項に定める時刻以後の郵便の発送については、緊急を要する文書であらかじめ文書主管課長の承認を得たものについては、文書主管課長から郵便料金に相当する郵便切手の交付を受け、主務課において発送するものとする。

(原議の整理)

第34条　事務担当者は、文書の施行を完了したときは、原議の所定欄に文書の施行年月日等、必要事項を記入しておかなければならない。

(未完結文書の整理)

第35条　事務担当者は、処理中の文書を一定の箇所に整理し、文書の所在を明らかにしておかなければならない。

(完結文書保存の原則)

第36条　事案の処理が完結した文書(以下「完結文書」という。)の整理、保管及び保存は、つづり込みによることを原則とする。

(保存期間)

第37条　完結文書の保存期間は、永年、10年、5年、3年及び1年とし、文書の区分ごとに、次の各号に定める基準により設定しなければならない。この場合において、保存期間の区分が永年の文書については、永久に保存する必要がある文書を除き、保存期間の終期を定めなければならない。

(完結文書の整理及び保管)

第38条　完結文書は、主務課において、次の区分により整理しなければならない。

(文書の保存)

第39条　文書取扱責任者は、保管の期間を経過した文書で保存を要するもの(以下「保存文書」という。)については、主務課の文書保存台帳に登載の上、保存期間別に分類し、書庫において保存しなければならない。ただし、秘密文書等、主務課において保存することが適当と認められるものについては、この限りでない。

第40条　削除

(保存期間の延長)

第41条　文書取扱責任者は、毎年度その保存期間を延長する必要があるかどうかを調査し、延長を必要とする保存文書があると認めるときは、文書保存台帳等の訂正等、必要な措置をとらなければならない。

(保存文書等の貸出し及び閲覧)

第42条　文書取扱責任者は、保存文書の閲覧又は貸出しの請求があつたときは、主務課長の承認を得て、保存文書閲覧(貸出)簿(別記第13号様式)に必要事項を記入させ、貸し出すことができる。ただし、公務のため特に指示を受けたとき以外は、庁外に持ち出してはならない。

(文書の廃棄)

第43条　文書取扱責任者は、保存文書の保存期間が経過したとき、又は保存期間内であつても明らかに保存の必要がなくなつたときは主務課長と協議の上、文書保存台帳にその旨を朱書して当該保存文書を廃棄しなければならない。

(出先機関における文書の取扱い)

第44条　出先機関における文書の取扱いについては、第2章の規定に準じて処理するものとする。

(文書等の例外的な取扱い)

第45条　本庁の課長及び出先機関の長は、文書の取扱いが前3章の規定により難いときは、あらかじめ文書主管課長の承認を得て例外的な取扱いをすることができる。これを改廃するときも同様とする。

(補助執行職員等への準用)

第46条　第1章及び第2章の規定は、地方自治法第180条の2の規定に基づき町長の事務を補助執行する職員の職にある議会事務局の職員の文書事務の処理について準用する。この場合において、第1章及び第2章中「本庁の課長」とあるのは「教育委員会事務局の課長、議会事務局長、選挙管理委員会書記長、監査委員事務局長及び農業委員会事務局長」と「本庁の課」とあるのは「教育委員会事務局の課、議会事務局、選挙管理委員会事務局、監査委員事務局又は農業委員会事務局」と読み替えるものとする。

(電磁的記録の保管及び管理)

第47条　文書取扱責任者は、当該課において所管する電磁的記録について、次に掲げるところにより、適正に保管及び管理しなければならない。